011.MM 개요

SAP R/3 MM 모듈에 대해서 소개합니다.

R/3 시스템에서는 각각의 모듈들이 독립적으로 구성되어 있다. 따라서 각각의 모듈간의 데이터의

적절한 communication이 각 process가 정상적인 작동하도록 만든다. Purchasing의 경우

 Controlling(CO), Financial Accounting(FI), Sales and Distribution(SD)와 지속적인 데이터 흐름

이 있어야 한다. 

 

Purchasing은 MM에서 다음과 같은 업무(task)를 수행한다. 
  - 자재와 service의 구매(Procurement)
  - 직접적으로 요구되거나 자재 계획이나 관리 상에서 필요로 하는 자재의 공급원 결정
  - 업체에 대한 대금 지불과 자재운송(deliveries)의 관리

 

먼저 구매를 위한 기본적인 Process를 이해하고 각 단위별 Process를 수행하는 데 필요한

지식을 소개합니다.

구매를 위한 Process는 아래와 같습니다.

1.  Determination of requirements
   =>  PR (Purchasing Requisitions)은 소요부서에서 manual하게 만들어 지기도 하고, MRP에

          의해 자동으로 생성

   => order-point methode나 과거의 판매예측을 통하여 현재의 재고를 점검하고, 이를 바탕으로

      자동적으로 만들어지거나 사용자가 직접입력하여 만들어지는 Purchase requisition , material

      requisition는 자재 수급계획(material planning)이나 원가(controlling)에 의하여 만들어진다.
2.  Determination of the source of supply 
   =>  RFQ를 보내기 위한 vendor를 선정하거나, PO나 조건을 access할 수 있음.

   => 기존의 계약이나 장기계약(long-term- purchase agreement)을 바탕으로 잠재적인 공급원을

       결정할 수 있도록 한다. 이를 통하여 만들어진 업체list를  바탕으로 RFQ(Request For

       Quotation)를 작성하고  해당업체에 여러 가지 방법(EDI, fax등)을 통하여 배포한다.
3.  Vendor selection
   =>  여러 quotation의 가격비교를 통해 Vendor을 선정하고, 자동으로 rejection letter를 송부

   => Pricing scenarios를 이용하여 업체가 제출한 Quotation을 비교한후 업체를 선택하고 선택

       되지 않은 업체에게는 불합격 통지서를 보낸다.
4.  Purchase order processing 
   =>RFQ,PR로 부터 Reference하게 생성하기도 하고, reference없이 manual하게 생성하기도 함.
   => PO는 vendor에게 나가기도 하고, Stock Transfer를 위해 같은 Company code내 다른

        Plant로 나가기도 함.      

   => requisition 과 quotation을 이용하여(데이터를 referance하여) Purchase order를 system이

       자동으로 만들거나, 담당자가 PO를 작성한다, 업체의 scheduling agreement와 contract도

       지원가능하다. 
5.  Purchase order monitoring
   => Purchase order의 상태를 조회하고, 발주품목의 입고여부를 결정할 수 있으며, 독촉기능을

         지원할 수 있음.

   => 모든 purchase requisition, quotation, purchase order를 관리하고 운송중인 자재의 상태를

        관리
6.  Goods receipt

   => 입고담당자는 단순히 PO번호를 입력함으로서 입고에 대한 확인을 할 수 있다. 또 입고허용

      기간을 결정함으로서  주문된 물품에 대한 overdeliveries나 underdeliveries를 설정할수 있다. 
   =>  발주량과 입고량을 비교
   =>  GR posting시 두개의 문서가 생성
    1)  Material Document  :  Delivered material, delivered quantity 정보 
    2)  Accounting Document  :  회계처리 관련 정보
7.  Invoice verification 

   => 시스템에서는 Invoice의 matching(주문된 수량과 입고된 수량)을 확인할 수 있는 기능을

       지원하며 이를 대금지불 process를 보다 빠르게 할 수 있다. 대금지불담당자는 단순히 입고

       수량과 po에 나타난 금액만을 비교함으로  Invoice verification를 보다 빠르게 수행할수 있다.
   => Vendor invoice의 Price와 Contents의 내용을 확인 ( Purchase Order, GR, Invoice의 일치

        여부 검사 )
   => Material Management와 External or Internal accounting의 Link를 생성
   => Purchase Order history, Financial Accounting initiates payment가 update됨.

8.  Payment Processing   

 

SAP R/3는 Organization을 먼저 구성하며 조직구성의 의미는 아래와 같습니다.

 

SAP의 Organizational units
    1.  Client  :  The highest-level element of all organizational units
    2.  Company Code : 재무재표를 생성할 수 있는 단위조직으로 보통 일반 회사
    3.  Plant : 제조 공장
    4.  Sales Organization : 판매조직
    5.  Division 
    6.  Storage Location
 

 Organizational Structure

    1.  A Company Code  :  A Unit included in the balance sheet of a legally-independent

         enterprise ( Financial Accounting의 Central organizational element )

    2.  The Controlling Area  :  Cost Accounting이 수행되는 Business Unit
                                    ( Controlling Area : Company code  =  1 : 1 )

    3.  Sales Organization  :  Customer에게 판매를 조절하는 Central Organization element 
           ( Distribution Channel : 어떤 Channel을 통해 재화와 용역이 Customer에게 분배 될지를

             묘사하는 element )

    4.  The Plant  :  Production Planning과 Control에 있어 Central Organizational Unit

    5.  A Storage Location  :  Inventory Management의 단위

 

Valuation Area
  Valuation이란 Material의 재고 가치를 평가 또는 기록하는 것이다.
 1. Material의 가격이 결정되는 Organization level로 Plant와 Company code 이 있으며 Plant

    단위별로 Valuation을 설정시 동일 Material이 한 Plant내에서는 가격이 같지만 다른 Plant에서

    는 다를 수 있다.
    즉 같은 Material이라 하더라도 어떤 Plant 내의 구매가격과 다른 Plant내의 구매가격의 차이로

    Plant마다  다르게 가격을 가져갈 수 있다.
 2. Plant 에서 Stock을 Valuation 하면 different Plant 에서 different Price 평가 
 3. Company code level 에서 Stock을 valuation 하면 동일 Company code내 Plant에서는 동일한

    평가 적용
 4. Production Planning 또는 Production Cost Accounting componet를 사용할려고 하거나 Retail

    System인 경우는 Plant에서  valuation

Purchasing Organization / Group
 1. Purchasing organization 
  => An organizational level that negotiates conditions of purchase with vendors for one of

      more plants 

  => 요청이 들어온 자재의 가격과 납기를 결정하여 하나 또는 그 이상의 Plant에 공급하는 조직
 2. Purchasing Group
  => the key for a buyer of group of buyers responsible for certain purchasing activities. 

  => Purchasing organization이 나누어진 조직으로서  그날 그날의 구매에 책임을 가진 조직 
     몇 개의 Purchasing organization을 위해 일을 한다.

 3. Purchasing Organization의 배치

  =>SAP시스템에서는plant는 반드시 하나 이상의 Purchasing organization에 assign되어야 하고, 
     Purchasing organization은 하나 이상의 Company Code(plant)에 assign될 수 있다. 만일 
     Company Code에 Assign하지 않으면 모든 plant에 대하여 구매업무를 수행할 수 있다.
  1) Plant-Specific  :  하나의 Plant에 하나의 Purchasing Organization
  2) Cross-Plant Specific  :  각각의 Company code당 하나의 Purchasing Organization
  3) Cross-Company-Code  :  여러 Company code에 Purchasing organization을 Assign

 

기본적인 Procurement Cycle은 다음과 같습니다.

 

Purchase Requisitions

 ■ Purchase requisition은 특정일자에 material이나 service의 일정량을 조달하기 위해 구매부서

    (Purchasing department)에 요청하는 내부문서이다.
 ■ Purchase requisition은 책임있는 부서에서 수작업으로 생성되거나 MRP에 의해 자동으로

    생성되어 진다.
    - requisition내 creation indicator는 manually인지 MRP로 생성되었는지 알리고 있어 나중에

      분석시 활용되어진다.
 ■ material master record에 있는 material에 대해 purchase requisition을 작성할때 R/3system

    은 material master안의 data(purchasing view내 data)가 purchase requisition 에 입력되도

    록 한다.(즉 PR 작성시 material master의 내용이 자동적으로 PR내 항목으로 끌고 옴.)

■ purchase requisition은 RFQ,purchase order나 outline agreement에 convert되어 질 수 있다.

1) Maintaining Requisitions
 - Creating requisition manually
   ; item에 대해 account assignment를 결정하고 master에 있는 material을 사용하지 않을 경우는

     account assignment category와 account assignment data,purchasing group,valuation

     price,material group,shot text를 수작업으로 입력하며 공급할 vendor를 입력한다.
 - Creating purchase requisition using the referencing technique.
  ; 이미 존재하는 purchase requisition을  reference하여 신규 purchase requisition을 생성한다.

    (purchase requisition생성시 copy기능 이용.)
 - Creating requisition that require the setting up of longer-term purchase agreements
  ; outline agreement와 같은 계약에 의해 requisition 을 생성한다. Document type은 RV이다.
 - Flagging requisition item as ‘closed’
  ; requested PO quantity가 purchase order에 포함되어 지면 system은 closed의 의미로 item에

    대해 flag을 변경한다.(수작업 입력가능)

 2) Material Planning and Control
 - deterministic material planning(MRP)는 BOM이나 외부 요구로 인한 요구를 Planning한다.
 - Consumption-based planning은 MM에서 발생하는 요구(예 reorder point에 의한 안전재고

    확보)에 의한 planning

 

RFQ / Quotation

 ■ 구매부서는 Purcase requisition에 있는 material을 활용해서 견적요구서(RFQ)을 만든다.

     RFQ는 수작업으로 만들거나 PR을 참조(reference)하여 작성되어 진다.

    작성된 RFQ는 Vendor별로 작성되어 Vendor들에게 견적서(Quotation)을 보내줄 것을 요구한다.

 ■ Vendor가 보낸 견적서(Quotation)을 RFQ에 입력(보통 Vendor들의 material 가격및 delievery

     일자)하고  quotation comparison이란 기능으로 quotation을 비교하여 가장 알맞는 quotation

     을 선택한다.

 ■ Vendor들이 보낸 견적서(Quotation)의 가격 조건(condition)을 purchase info record란 master

     data에 저장할 수 있다.

Purchase Order 

 ■ Purchase Order는 Vendor에게 어떤 상품(goods)나 service를 언급된 가격에 공급해 주길

    요구하는 공식적인 문서이다.

 ■ Purcase Order는 Manual로 작성하거나 PR이나 RFQ를 Reference하여 작성할 수 있다.

    이때 Master Data의 기본 Data를 Reference한다.

■ Purcase order를 Vendor에게 보내거나 STO(stock transport order)를 작성하여 다른 plant로

    material을 이동시킬 수 있다.

    ※ Purchase Order 문서에서 Item Category를 'U'로 하면 PO가 STO로 설정되어 진다.

Create_purchase_Order.ppt

[출처] 011.Basics Of Procurement Process-Organization in the Procurement |작성자 밝마맑마